MARINA GARCIA LOPES, DE ARQUINDEX SOL EM ARQUIVOS E DIGITALIZAÇÃO, FALA SOBRE OS SEGREDOS DE SUA PROFISSÃO

- Somos duas sócias, uma Psicóloga com Especialização em Marketing e uma Engenheira de Produção com MBA em Finanças, Auditoria e Controladoria, Especialização em Banco de Dados, Gestão de Projetos e Orçamento de Obras e Projetos, Mestrado em Administração com foco em Gestão do Conhecimento. A Gabriella, a outra sócia, trabalhou na indústria 16 anos no departamento da Qualidade, como Gerente da Qualidade e eu, Marina, trabalhava na como Assistente do Diretor de Controle Interno e Gerência de Contratos de uma grande empresa do Ramo de Serviços Bancários e TI. Em ambos ambientes de trabalho percebemos que o maior problema era a falta de controle documental das empresas, no setor da Qualidade a dificuldade que as empresas possuem em manter a Certificação ISO por não conseguirem gerar de forma padronizada todos os documentos necessários para garantir a Qualidade de Processos Industriais, na Gestão de Contratos, por exemplo, grandes contratos exigem muitos documentos mensais para se manterem ativos e o fornecedor conseguir receber do cliente, mas na maior parte das vezes as empresas percebem que não produziram ou mantiveram organizados os documentos necessários para receberem por prestações de serviços e produtos somente quando o faturamento já está em atraso, e até que organizem estes documentos, essas empresas acabam até indo à falência por não receberem de seus clientes. E a partir destas falhas das empresas e indústrias que resolvemos criar uma empresa Prestadora de Serviços de Organização Documental, Digitalização e Guarda de Documentos, a Arquindex.

- Confiança e empresas que realmente cumpram o serviço prometido. Empresas capazes de entender o problema do cliente, e com o conhecimento adquirido em vários projetos, acabamos entendendo mais do que o cliente sobre seus problemas de gestão documental. Clientes buscam empresas que realmente possuam profissionais com formação multidisciplinar e consistente para que possa ajudá-lo a desenhar o melhor processo documental, que distribua as informações dentro das empresas, e ao mesmo tempo traga segurança às informações das empresas. A área documental exige conhecimentos multidisciplinares, pois exigem a interação de várias áreas e processos para um mesmo documento. Por exemplo, documentos de RH e DP, devem atender aos departamentos Contábil, Departamento Pessoal, RH e Jurídico, e para que isto ocorra é necessário criar um fluxo perfeito aos documentos de forma que esteja as informações deles sempre disponível aos setores que solicitem e que o documento original mesmo estando disponível, esteja seguro para atender ao seu período de guarda obrigatória.

- Na crise é quando temos tempo para rever ações. Por exemplo, reciclar a equipe com novos cursos que tragam novidades a empresa. Programas de avaliação frequente de desempenho de funcionários de forma a manter sempre os bons funcionários, e criar novas oportunidades dentro da empresa, dispensando aqueles que não colaboram pra o desenvolvimento da empresa. Manter a empresa sempre atualizada a nível de tecnologia da informação e equipamentos, de forma que você esteja sempre a frente do seu concorrente, seja em um processo mais rápido de digitalização, ou com equipamentos que utilizem tecnologias a LED tornando seu processo eficiente energeticamente, softwares que tragam sempre as melhores soluções aos seus clientes, e melhor custo benefício em eficiência, fazendo com que a verba que o cliente possua possa atender suas necessidades de organização documental ou digitalização, e que pague os seus custos como fornecedor.

- Fujitsu - possui escâneres que tem grande durabilidade, eficientes energeticamente e lentes que trazem melhor qualidade de imagens. HP - computadores econômicos e modernos, trazendo eficiência aos projetos.

- Equipes multidisciplinares, trazendo um mix de profissionais, entre eles: Biblioteconomistas, Arquivistas, Gestores do Conhecimento, Engenheiros, Administradores, Contadores, Advogados e Biólogos. Este diferencial é para termos projetos únicos na área documental, sendo a Arquindex a única empresa da área documental que vai além das normas CONARQ, podendo auxiliar a produção documental dentro das empresas. Montando Books de Produção para Indústrias, Manual de Produtos, Padronização de Relatórios Ambientais, Gestão de Documentação de Funcionários em grandes empresas tornando completo o armazenamento de documentos e recibos de funcionários, pontos, e assim diminuindo processos trabalhistas. Relatórios e documentos exigidos em contratos grandes e licitatórios, trazendo soluções de atendimento a contratos para empresas. Controle de documentação de fornecedores e regularidade fiscal para departamento de Suprimentos. Organização de processos advocatícios e cadastros em sistemas de acompanhamento processual. Cadastro de plantas e documentos técnicos em sistemas. Organização de documentos do setor de manutenção. Cadastros, Digitalização, GED, Implantação de CEDOC, Organização documental e de processos documentais, Produção e controle documental.

- Gabriella se desenvolveu na indústria de tratamento térmico, lidando com documentos de produção, e controle da qualidade, durante 16 anos. Trabalhei com pesquisas na área de Geoprocessamento de dados, estudos de mercado para grandes construtoras de apartamentos, e pesquisas de base de dados IBGE, CDL e outras.

- Grandes Indústrias, Mineradoras, Concessionárias de Água, Luz e Telefone, Grandes Empresas de Prestação de Serviços e TI e escritórios de Advocacia.